Agenda partagé d'équipe : transformer les emails en tâches et rendez-vous
Un email qui demande une action ne devrait pas rester un email. Dans l'agenda partagé, il devient une tâche qu'on peut assigner et suivre.
La plupart des choses importantes arrivent par email : une échéance, un rendez-vous, une demande à traiter. Mais un email se perd, un agenda partagé non. Dans un espace équipe InboxBriefs, chaque email qui porte une date devient un événement, et chaque email qui appelle une action devient une tâche - réunis dans un agenda commun où toute l'équipe voit la même chose. On assigne, on fixe des échéances avec rappel, on connecte des calendriers externes, et rien ne dépend plus de la mémoire d'une seule personne.
Le problème d'un agenda qui vit dans les têtes
- Les rendez-vous et échéances restent dans les emails : personne n'a de vue d'ensemble de la semaine de l'équipe
- Deux personnes traitent la même demande, ou pire, personne ne la traite
- Les dates mentionnées dans un email sont recopiées à la main dans un calendrier - quand elles le sont
- Les calendriers externes (Google, Outlook, Apple) vivent à part, invisibles pour l'équipe
Comment l'agenda partagé fonctionne
Les emails deviennent des tâches et des événements
À partir des boîtes partagées, InboxBriefs distingue ce qui demande une action (une tâche) de ce qui porte une vraie date (un événement) - sans jamais inventer de date. Le tout apparaît dans l'agenda commun de l'espace.
Tout le monde voit le même agenda
Les tâches et événements de l'espace sont visibles par tous les membres. Fini le « je croyais que vous vous en occupiez » : la charge de la semaine est sous les yeux de l'équipe.
Échéances, rappels et statut
Chaque tâche peut porter une échéance et un rappel : l'équipe reçoit une notification avant l'heure. On marque une tâche en cours ou terminée, et l'avancement est partagé.
Calendriers externes en lecture seule
Abonne l'espace à des calendriers externes (iCal) - Google Agenda, Outlook, Apple. Leurs événements s'affichent directement dans l'agenda partagé, aux côtés des tâches issues des emails.
Des règles à copier (et adapter)
- Transforme en tâche tout email qui demande une réponse, un devis ou une action de notre part.
- Créez un événement pour tout email qui mentionne une date de réunion, de livraison ou d'échéance.
- Signale en urgent toute échéance qui tombe dans les 48 heures.
Questions fréquentes
InboxBriefs invente-t-il des dates ?+
Jamais. Un événement n'est créé que lorsqu'une date réelle figure dans l'email. Les emails qui demandent une action sans date deviennent des tâches, que l'on peut dater soi-même.
Qui peut assigner et modifier les tâches ?+
N'importe quel membre de l'espace peut créer, assigner et compléter une tâche. La personne assignée reçoit une notification par email.
Peut-on ajouter des tâches à la main ?+
Oui. L'agenda partagé accepte aussi les tâches et événements créés manuellement, en plus de ceux issus des emails.
Les calendriers externes sont-ils modifiés ?+
Non. Les abonnements iCal sont en lecture seule : leurs événements apparaissent dans l'agenda, mais InboxBriefs n'écrit jamais dans le calendrier source.
Un agenda partagé, c'est une équipe qui sait ce qui l'attend et qui fait quoi. Créez votre espace, connecte vos boîtes et regarde votre semaine se remplir toute seule.
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